Czy wszystkie osoby z Zarządu muszą posiadać podpis elektroniczny, czy wystarczy, że taki podpis będzie posiadać tylko jedna osoba z Zarządu? e-Sprawozdanie Finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki (cały zarząd) – kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Dla porządku przypomnijmy: sprawozdanie finansowe nie wystarczy tylko sporządzić i podpisać (to robimy najczęściej w marcu) – trzeba też je zatwierdzić. Kto zatwierdza? W stowarzyszeniach często walne zebranie, w fundacjach rady – ale możliwe są też inne warianty (zobacz: Kto zatwierdza sprawozdanie finansowe…). Niezależnie Wystarczy wgrać plik, który chcesz podpisać i złożyć podpis. w formacie PAdES (wtedy efektem będzie plik PDF z Twoim podpisem elektronicznym) lub. w formacie XAdES (wtedy efektem będzie plik XML z rozszerzeniem XAdES zawierającym wyłącznie Twój podpis i odwołanie do pliku źródłowego) plik XML z Twoim podpisem kwalifikowanym Dostępne są trzy rodzaje e-podpisów: zwykły e-podpis – deklaracja tożsamości potwierdzającej osoby (np. imię i nazwisko w e-mailu), zaawansowany e-podpis (profil zaufany, e-dowód), kwalifikowany podpis elektroniczny. Profil zaufany i kwalifikowany podpis elektroniczny mają taką samą moc, jak podpis odręczny składany na różnego W tym przypadku podpis kwalifikowany jest jedynym narzędziem, które pozwala spełnić wymogi formy elektronicznej zgodnie z regulacjami prawnymi. Dzięki takiej czynności podpis elektroniczny zostaje zrównany z podpisem własnoręcznym. Mamy zatem do czynienia z takimi samymi skutkami prawnymi niezależnie od rodzaju podpisu. Podpis kwalifikowany możesz kupić u jednego z certyfikowanych dostawców. Ich listę znajdziesz na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji. Dzięki e-podpisowi łatwo, szybko i bezpiecznie podpiszesz i prześlesz do Centrum dokumenty. To realne korzyści dla Ciebie i twojej firmy lub instytucji! Stosując e-podpis: Podpisywanie e-Sprawozdania przez zarząd wieloosobowy. Co, jeżeli sprawozdanie będzie podpisywane tylko podpisami kwalifikowanymi? Nie ma wówczas konieczności wyeksportowania pliku na nośnik zewnętrzny. Takie sprawozdanie można podpisać z poziomu Rewizora nexo. Jeżeli do podpisu wykorzystany zostanie również profil zaufany LSznx. 30 czerwca mija termin sporządzenia i podpisania podpisem elektronicznym sprawozdań finansowych spółek za rok 2021. Na co należy zwrócić uwagę, aby cały proces przebiegł sprawnie? Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe firmy składają wyłącznie w formie elektronicznej za pomocą podpisu elektronicznego. O ile nic nie zmienia się w tej kwestii od strony technicznej, to między innymi z powodu pandemii czy problemów kadrowych Ministerstwo Finansów przedłużyło termin składania sprawozdań finansowych za 2021 rok o 90 dni dla jednostek sektora prywatnego oraz organizacji non-profit, co oznacza, że upływa on 30 czerwca br. Jak złożyć e-sprawozdanie finansowe? Elektroniczne sprawozdania finansowe musi zostać podpisane drogą elektroniczną, np. przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Ustawodawca nie określa, jakiego rodzaju podpis konkretnie powinien wybrać przedsiębiorca do złożenia podpisu pod sprawozdaniem. Warto jednak wiedzieć, jak podpisywać dokument, gdy podpisujący korzysta jednocześnie z podpisu zaufanego i podpisu kwalifikowanego. W takiej sytuacji najważniejsze jest zachowanie poprawnej kolejności podpisywania. – Jako pierwsze podpisy składają osoby posiadające podpis zaufany, następnie osoby z podpisem kwalifikowanym. Kolejność wynika z faktu, że podpis kwalifikowany w przeciwieństwie do podpisu zaufanego uniemożliwia ingerencję w strukturę dokumentu – mówi Łukasz Konikiewicz, CEO EuroCert, jednej z pięciu firm w Polsce posiadających status kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. – Podpisujący powinni wcześniej ustalić kolejność składania podpisów na e-sprawozdaniu, aby nie dochodziło do powstawania błędów. W przeciwnym wypadku podczas składania dokumentu zostanie on zweryfikowany negatywnie i odrzucony. W jaki sposób złożyć sprawozdanie? Firmy wpisane do KRS składają e-sprawozdania za pośrednictwem portalu eKRS i systemu S24 w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych, którzy nie są wpisani do KRS, składają zeznanie z wykorzystaniem aplikacji e-Sprawozdania Finansowe przez przeznaczony do tego interfejs webAPI na na stronie Korzystanie z podpisów elektronicznych upraszcza i przyspiesza proces podpisywania sprawozdań. Przestrzeganie kilku zasad jest w nim bardzo istotne: 1. Pracujemy cały czas na jednym pliku i nie rozsyłamy go w międzyczasie do innych osób. 2. Kolejne podpisy należy dodawać do już podpisanego pliku. 3. Po złożeniu podpisu nie można również wprowadzać zmian w treści dokumentu. 4. Zmiany można wprowadzać w czystym pliku bez podpisów i dopiero później rozpocząć ich składanie. 5. Data podpisania dokumentu musi być identyczna jak data zamieszczona w dokumencie. Kto podpisuje e-sprawozdanie finansowe? Sprawozdanie finansowe jest dokumentem zawierającym informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa: jej aktywach, inwestycjach długoterminowych, rozliczeniach międzyokresowych, zapasach, a także pasywach. Dzień, na który sporządza się sprawozdanie finansowe nazywa się dniem bilansowym. Jeżeli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy wypada 31 grudnia. Sporządzone w elektronicznej postaci sprawozdanie finansowe musi zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez każdą jednostkę prowadzącą księgi rachunkowe. Nie ma znaczenia forma prowadzenia działalności gospodarczej. Kryterium stanowi metoda ewidencji przychodów i kosztów w firmie. Dlatego sprawozdania składać będa zarówno spółki kapitałowe, spółki osobowe czy jednoosobowe działalności gospodarcze prowadzący księgi rachunkowe. Sprawozdania podpisuje osoba reprezentująca podmiot, a także osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych, np. główny księgowy. Gdy organizacją kieruje wieloosobowy zarząd, sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie. Od dnia 1 stycznia 2022 r. możliwe jest jednak zastosowanie uproszczeń w podpisywaniu przez zarządy wieloosobowe. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, wówczas sprawozdanie może podpisać przynajmniej jedna osoba, a pozostali członkowie tego organu składają oświadczenia, że sprawozdanie spełnia określone prawem wymagania. Przedsiębiorca bez PESELu, ale z podpisem Obcokrajowcy nieposiadający numeru PESEL nie mogą korzystać z profilu zaufanego lub podpisu osobistego. W przypadku członków zarządu nie mających polskiego obywatelstwa, rozwiązaniem problemu jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli taka osoba posiada kwalifikowany e-podpis wydany na terenie Unii Europejskiej lub w państwie spoza UE, zgodny z algorytmem XAdES, będzie mogła podpisać sprawozdanie finansowe. Nie można wykluczyć sytuacji, że polskie urzędy nie będą w stanie pozytywnie zweryfikować podpisu wystawionego przez zagranicznego dostawcę. – Najlepiej skorzystać z pomocy certyfikowanego dostawcy usług zaufanych, który wystawi podpis elektroniczny na podstawie zagranicznego dokumentu tożsamości lub paszportu. To rozwiązanie gwarantuje sprawne i legalne podpisywanie dokumentów – tłumaczy Łukasz Konikiewicz, CEO EuroCert. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest dziś ogromnym ułatwieniem w pracy kancelarii prawnych obsługujących spółki, w których zarządach zasiadają obcokrajowcy. Wykorzystanie podpisu usprawnia finalizację spraw bez konieczności wizyty w samym urzędzie, jak również umożliwia terminowe składanie sprawozdań finansowych spółek prawa handlowego. Ułatwia również uzyskanie pełnomocnictwa dla kancelarii przy zakładaniu spółek w Polsce w imieniu osób przebywających poza jej granicami. Każdy podmiot uczestniczący na rynku gospodarczym jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji swojej sytuacji finansowej. Dokumentacja ta może przybrać różną formę. W przypadku podmiotów, które prowadzą pełną księgowość, jest to sprawozdanie finansowe. Sporządza się je na koniec każdego roku obrotowego w celu zamknięcia ksiąg rachunkowych. Aktualnie jedyną formą złożenia sprawozdania jest tzw. e-sprawozdanie, czyli dokument sporządzony w ściśle określonej formie i doręczany właściwemu organowi drogą elektroniczną. Powtarzając za ustawodawcą unijnym, roczne sprawozdania finansowe zwiększają ład korporacyjny, umożliwiają wgląd w dokonane transakcje i dostarczają inwestorom na rynkach kapitałowych pożądanych przez nich informacji na temat podmiotu objętego sprawozdaniem. Sprawozdania te powinny być sporządzane przy zastosowaniu zasady ostrożności, w sposób prawdziwy i rzetelny. Ustawodawca uznał więc, że gwarantem dochowania powyższych zasad będzie właśnie e-sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie finansowe, najprościej rzecz ujmując, to dokument obrazujący sytuację finansową przedsiębiorstwa wyrażoną w pieniądzu. Musi on zostać sporządzony zgodnie z zasadami i formą określonymi przez standardy rachunkowości. Standardy te w większości zawiera ustawa o rachunkowości. Od roku 2018 obowiązuje nakaz sporządzania i wysyłania sprawozdań w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Nie ma możliwości doręczania sprawozdań finansowych i innych dokumentów związanych z zatwierdzeniem finansowym w formie tradycyjnej – papierowej. Standardy obowiązujące dla e-sprawozdania finansowego określa Ministerstwo Finansów. Zapoznać się z nimi można za pomocą rządowej strony internetowej: Zgodnie z powyższymi wytycznymi, e-sprawozdanie składa się z trzech głównych części: bilansu – stanu aktywów i pasywów na koniec bieżącego i poprzedniego roku obrotowego; rachunku zysków i strat – oddzielnych wykazów przychodów, kosztów, zysku i straty za bieżący i poprzedni rok podatkowy; informacji dodatkowej zawierającej zasady przyjętej polityki rachunkowej w firmie. Gdzie należy złożyć e-sprawozdanie? Organ, do którego należy złożyć e-sprawozdanie, jest zależny od formy prowadzonej działalności: firmy, które są wpisane do KRS – składają sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego; pozostałe firmy i inne jednostki – składają sprawozdanie do Krajowej Administracji Sądowej (KAS). Prawidłowe złożenie e-sprawozdania finansowego wymaga dołączenia załączników w postaci uchwały zatwierdzającej sprawozdanie oraz uchwały o pokryciu zysków i strat. W niektórych sytuacjach wymagane będą również inne dokumenty, jak np. opinia biegłego przypadku sprawozdania podmiotów wpisanych do KRS sprawozdanie należy przygotować w formacie XSD (XML Schema Definition) – (JPK_SF). Każdy inny format (np. PDF czy wiadomość mailowa) jest nieakceptowalny i oznaczać będzie niedopełnienie terminu przekazania dokumentów do KRS. Termin złożenia e-sprawozdania za 2020 rok Zgodnie z art. 52 ustawy o rachunkowości sprawozdanie finansowe należy sporządzić nie później niż 3 miesiące od zakończenia roku podatkowego. Natomiast ich zatwierdzenie powinno się odbyć najpóźniej na 6 miesięcy od dnia bilansowego. Dla podmiotów, dla których rok podatkowy jest zbieżny z rokiem kalendarzowym, będzie to odpowiednio 31 marca i 30 czerwca. E-sprawozdania należy więc złożyć, w przypadku: podmiotów wpisanych do KRS – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania; podatników podatku dochodowego – sprawozdanie składane jest w momencie składania zeznania rocznego; podatników podatku dochodowym od osób prawnych niewpisanych do KRS, którzy mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych – w ciągu 10 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania. 22 marca 2021 roku pojawiła się rządowa informacja, że w związku z aktualną sytuacją epidemiczną terminy związane ze składaniem e-sprawozdań finansowych zostały wydłużone o 3 miesiące – dla jednostek sektora prywatnego oraz organizacji non-profit; o 1 miesiąc – dla jednostek sektora finansów publicznych. Które przedsiębiorstwa mają obowiązek sporządzenia e-sprawozdania? Do sporządzania sprawozdań finansowych (aktualnie e-sprawozdań) zobowiązane są wszystkie podmioty, które prowadzą pełne księgi rachunkowe. Nie ma przy tym znaczenia forma działalności oraz to, czy prowadzenie pełnej rachunkowości jest wynikiem obowiązku ustawowego, czy dobrowolnego wyboru. Kto w jednostce odpowiada za sporządzenie e-sprawozdania? Przepis art. 52 ustawy o rachunkowości obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego nakłada na kierownika jednostki. W myśl tej ustawy kierownikiem jednostki jest osoba lub zarząd, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zarządzania jednostką. Może to być odpowiednio wspólnik, członek zarządu, likwidator lub syndyk. Kierownik jednostki jest odpowiedzialny za stworzenie koniecznych warunków organizacyjnych do sporządzenia sprawozdania finansowego w ustawowym terminie. Odpowiedzialność ta nie oznacza jednak, że kierownik musi sporządzić sprawozdanie osobiście. Kto podpisuje e-sprawozdanie? Elektroniczne sprawozdanie finansowe podpisuje: kierownik jednostki; osoba, której powierzono księgi rachunkowe (główny księgowy czy biuro rachunkowe). Osoba ta powinna być określona w regulaminie organizacyjnym jednostki. Jeżeli podmiot posiada wieloosobowy zarząd, wówczas sprawozdanie podpisują wszyscy jego członkowie. Dodatkowo, jeżeli księgi rachunkowe jednostki prowadzi biuro księgowe, to sprawozdanie powinna podpisać osoba faktycznie prowadząca księgowość, a nie kierownik (właściciel) dopełnienia obowiązku przez kierownika jednostki jest sankcjonowany karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do lat 2. Kary można istotne, doktryna stanęła na stanowisku, że podpisanie sprawozdania finansowego jest równoznaczne ze stwierdzeniem ponoszenia odpowiedzialności za wykonanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Jeżeli więc osoba niepełniąca czynności kierownika lub głównego księgowego w całym okresie sprawozdawczym nie czuje się na siłach podjąć tej odpowiedzialności, może odmówić podpisu sprawozdania, podając jednocześnie przyczynę odmowy w pisemnym uzasadnieniu. W jaki sposób złożyć podpis pod e-sprawozdaniem? Jak zostało to już wspomniane, w kwestii składania sprawozdań finansowych obowiązuje wyłącznie forma elektroniczna. Siłą rzeczy, e-sprawozdanie należy więc opatrzyć podpisem elektronicznym. Zgodnie z art. 45 pkt 1f ustawy o rachunkowości dopuszczalne są trzy sposoby złożenia podpisu, tj.: podpis elektroniczny; podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP; elektroniczny podpis osobisty. Podpis elektroniczny jest narzędziem umożliwiającym identyfikację tożsamości podmiotów przesyłających dokumenty drogą elektroniczną. Podpis ten jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Występuje również kwalifikowany podpis elektroniczny, za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego posiadającego specjalną certyfikację. Wariant kwalifikowany jest odpłatny, a jego ważność trwa maksymalnie 2 lata (można przedłużyć za opłatą). Podpis elektroniczny można stosować, załatwiając sprawy zarówno urzędowe, jak i komercyjne. Podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP jest podpisem potwierdzającym tożsamość przypisanym do konkretnego numeru PESEL. Podpis ten można stosować wyłącznie w korespondencji z urzędami. Profil zaufany jest bezpłatny, ważny 3 lata. Po tym czasie bezpłatnie można przedłużyć jego ważność. Elektroniczny podpis osobisty jest nową formą autoryzacji dokumentów urzędowych. Ustawa o rachunkowości możliwość jej używania wprowadziła w 2019 roku. Cyfrowy podpis osobisty jest składany przy użyciu e-dowodu osobistego. E-dowód jest fizycznym dokumentem tożsamości, w którego chipie zaimplementowano unikatowy certyfikat właściciela e-dowodu. Złożenie elektronicznego podpisu osobistego na e-sprawozdaniu wymaga zastosowania czytnika e-dowodu. E-sprawozdanie za 2020 rok – podsumowanie Jak widzimy, rok bieżący nie przyniósł rewolucji. Można to nazwać ewolucją, czyli dostosowaniem biurokracji do rozwijających się technologii. Zamiast sterty papierów, ręcznego uzupełniania, kreślenia, poprawiania, wypełniania formularzy od nowa wystarczy usiąść do komputera i wpisać właściwe dane. Jednakże nie są to wielkie zmiany. Zmodyfikowany został jedynie format składania sprawozdań – z papierowych na elektroniczne. Cała reszta pozostała bez zmian, zaczynając od struktury sprawozdania, po osoby za nie odpowiedzialne, aż po terminy ustawowe. Jak elektronicznie podpisać e-Sprawozdanie Finansowe? aktualizacja: 27-05-2019utworzono: 16-03-2019 Jak elektronicznie podpisać e-Sprawozdanie Finansowe? Poniżej prezentujemy dwie metody złożenia podpisu elektronicznego na e- Sprawozdaniu Finansowym. Podpisem elektronicznym kwalifikowanym. Profilem Zaufanym przez ePUAP. Ministerstwo Finansów w dniu na swojej stronie internetowej udostępniło dla podmiotów wpisanych do KRS aplikację e-sprawozdanie, która umożliwia tworzenie, przeglądanie oraz podpisanie e-sprawozdań. Aplikacja zdecydowanie uprościła cały proces podpisywania e-sprawozdań. Podpisanie sprawozdania w aplikacji e-sprawozdania. Zanim prześlemy sprawozdanie do KRS najpierw należy je podpisać za pomocą podpisu elektronicznego. Aby to zrobić potrzebujemy aplikacji e-sprawozdania. można ją pobrać pod tym linkiem: Aplikacja wymaga aktualnego oprogramowania JAVA, które możemy pobrać z tej strony: Podczas instalacji e-sprawozdań lub zaraz po ukończeniu antywirus może wskazać ten plik jako zagrożenie i go zablokować. Należy wtedy dodać aplikacje do wyjątków w antywirusie i jeśli program nie działa to należy ponowić instalację. Jest to oficjalnie oprogramowanie Ministerstwa Finansów, plik nie stanowi zagrożenia. Po zainstalowaniu powyższego programu oraz środowiska JAVA możemy przystąpić do przeglądania e-sprawozdania i składania podpisów. Prześlemy do Państwa mailem dwa pliki. Jeden plik w formacie .XML (jest to gotowe sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej podpisane przez KRAFTON). Drugi plik w formacie .PDF, który umożliwi odczytanie Sprawozdania Finansowego w dotychczasowej formie. Aby dokończyć podpisywanie e-SF, wszyscy członkowie zarządu muszą złożyć na nim swój podpis. By tego dokonać otwieramy program e-sprawozdania. Wybieramy – > „Otwórz sprawozdanie”. W nowo otwartym oknie klikamy „Wybierz plik XML ze sprawozdaniem”. Odszukujemy plik .XML ze sprawozdaniem, który otrzymali Państwo od nas w załączniku maila. Otwieranie może potrwać od kilku sekund do kilku minut. Gdyby po 5 minutach program nadal nie zareagował proszę wyłączyć aplikację, uruchomić ją ponownie i spróbować wczytać plik jeszcze raz. Jeśli program poprawnie go odczyta, wyświetli się nowe okno jak poniżej. Klikamy „DALEJ”. W tym momencie możemy przejrzeć dane zawarte w e-sprawozdaniu. Klikając „DALEJ” przechodzimy przez kolejne elementy sprawozdania finansowego. U góry strony widzimy następujący komunikat: Sprawozdanie zostało podpisane. Edycja będzie możliwa dopiero po usunięciu wszystkich podpisów ze sprawozdania. Na stronie zawierającej „Dodatkowe informacje i objaśnienia” możemy przejrzeć załączony do e-sprawozdania plik .pdf z informacjami dodatkowymi. W tym celu należy kliknąć na „POBIERZ PLIK”. W nowo otwartym oknie wybieramy ścieżkę zapisu pliku. Teraz odszukujemy zapisany .pdf i otwieramy go np. za pomocą programu Acrobat Reader. Przechodzimy do kolejnych stron klikając „DALEJ”, aż dotrzemy do końca sprawozdania. Przykładowe okno poniżej. Na ostatnim oknie mamy możliwość jeszcze przekonwertowania pliku .xml do .pdf, aby móc w sposób bardziej przejrzysty przejrzeć dane w e-sprawozdaniu. W tym celu klikamy na „ZAPISZ DO PDF”. W tym momencie członkowie zarządu powinni dodać swoje podpisy za pomocą podpisu zaufanego (ePUAP) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Aby dodać podpis klikamy na „+ Złóż podpis” W nowym oknie wybieramy sposób podpisu. 1. Podpisywanie Podpisem Zaufanym Po kliknięciu w „Podpis zaufany” pojawi się nowe okno jak poniżej. Klikamy na niebieski link. Zostaniemy przekierowani na stronę logowania Profilu Zaufanego. Wybieramy swój sposób logowania (login i hasło, bądź logowanie przez bankowość internetową). W zależności od wybranego sposobu przechodzimy przez kolejne etapy podpisywania. Jeśli udało się poprawnie podpisać dokument otrzymamy poniższy komunikat: Wracamy do aplikacji e-sprawozdania i do poniższego okna, gdzie klikamy na „OK”. Po kliknięciu „OK” czekamy chwilę, aby program dodał kolejny podpis do pliku. Jeśli chcemy dodać kolejne podpisy klikamy ponownie na „+ Złóż podpis” i ponawiamy procedurę podpisywania. Jeśli wszystkie wymagane osoby złożyły podpis klikamy na „WYGENERUJ”. Po kliknięciu na „WYGENERUJ” otworzy się nowe okno ze wskazaniem ścieżki do zapisu. Plik ten to ostateczna wersja e-sprawozdania w .xml, którą należy złożyć do KRS w ciągu 3 miesięcy od daty sporządzenia wraz ze sprawozdaniem z działalności jednostki podpisanym przez wszystkich członków zarządu oraz z podpisanymi uchwałami zatwierdzającymi sprawozdanie podpisanymi w dniu walnego zgromadzenia wspólników. 2. Podpisywanie Podpisem Kwalifikowanym Aby dodać kolejny podpis klikamy na „+ Złóż podpis” W nowym oknie wybieramy sposób podpisu. Po kliknięciu w „Podpis kwalifikowany” pojawi się nowe okno jak poniżej. Klikamy na „Dodaj”. W nowym oknie musimy wskazać plik sterownika karty kryptograficznej. W zależności od dostawcy podpisu elektronicznego plik ten może znajdować się w różnych lokalizacjach. Najczęstsze lokalizacje i nazwy plików znajdują się poniżej: C:\Program Files\nazwa programu do podpisu kwalifikowanego C:\Program Files (x86)\ nazwa programu do podpisu kwalifikowanego C:\Windows\System32 \ C:\Windows\SysWOW64\ Przykładowe nazwy plików sterownika zainstalowanego czytnika kart dla systemu Windows: Jeśli wybraliśmy poprawny sterownik otrzymamy komunikat ze szczegółami sterownika. W naszym przypadku (podpis od Euro Cert) był to plik C:\Windows\System32 \ Klikamy na OK i w kolejnym oknie wpisujemy nazwę podpisu np. „podpis XYZ” i kolejny raz potwierdzamy „OK”. Nie należy podawać tutaj danych osobowych, ani kodu PIN. W nowym oknie klikamy na zapisaną przed chwilą bibliotekę, a następnie klikamy na OK. Jeśli mamy poprawnie skonfigurowane podpisy kwalifikowane to w kolejnym oknie pojawi się nam dostępna lista podpisów. Wybieramy nasz podpis zwracając uwagę na datę ważności podpisu i zatwierdzamy „OK”. W kolejnym oknie podajemy kod PIN przypisany do podpisu. Po naciśnięciu OK aplikacja przeniesie nas do ostatniej strony e-sprawozdania. Oznacza to, że dodaliśmy poprawnie podpis. W powyższym przykładzie mamy dodane 3 podpisy. Pierwszy i trzeci to podpisy kwalifikowane. Drugi to podpis złożony przez Profil Zaufany. Jeśli zakończyliśmy podpisywanie wybieramy „WYGENERUJ”. Plik ten to ostateczna wersja e-sprawozdania w .xml, którą należy złożyć do KRS w ciągu 3 miesięcy od daty sporządzenia wraz ze sprawozdaniem zarządu z działalności podpisanym przez wszystkich członków zarządu oraz z podpisanymi uchwałami zatwierdzającymi sprawozdanie podpisanymi w dniu walnego zgromadzenia wspólników. 1. Elektronizacja Sprawozdań Finansowych – kwalifikowany podpis elektroniczny opcja czy konieczność ? 2. E-sprawozdanie finansowe w formie ustrukturyzowanej _ JPK sprawozdanie finansowe (ustawa o rachunkowości) w formie nieustrukturyzowanej (MSR) 3. Obowiązujące Struktury JPK_ Sprawozdanie finansowe uzależnione od rodzaju prowadzonej działalności 4. Omawianie odpowiedzi Ministerstwa Finansów w kwestii nowej formuły sprawozdań finansowych 5. Wypełnianie i przesyłanie sprawozdania finansowego w formie pliku XML – obowiązkowe pola – przedstawienie przykładowego sprawozdania finansowego dla osób prawnych 6. Aplikacja udostępniona przez MF umożliwiająca wygenerowanie pliku XML sprawozdania finansowego i wysłanie dokumentu do Szefa KAS dedykowana dla osób fizycznych 7. Składanie sprawozdań finansowych do KRS – jednostki zobowiązane - praktyczne zasady przesyłania danych poprzez stronę Ministerstwa Sprawiedliwości, rejestracja poprzez stronę internetową 8. Kwalifikowany podpis elektroniczny – obowiązek podpisania sprawozdanie finansowe w terminie do dnia 9. Części składowe sprawozdania: wprowadzenia do sprawozdania finansowego - forma ustrukturyzowana, bilans - forma ustrukturyzowana, rachunek zysków i strat - forma ustrukturyzowana, zestawienie zmian w kapitale ( funduszu) własnym - forma ustrukturyzowana, rachunek przepływów pieniężnych - forma ustrukturyzowana, dodatkowych informacji i objaśnień – forma dowolna, nota podatku dochodowego – forma ustrukturyzowana 10. Przykładowa lista kontrolna dotycząca przygotowania sprawozdania finansowego do złożenia w KRS 11. Forma składanych dokumentów do KRS elektroniczna ustrukturyzowana XML, elektroniczna nieustrukturyzowana (PDF) skany – uchwały zarządu. 12. Miejsce składania sprawozdania KRS, Szef KAS, Urząd Skarbowy 13. Terminy przesyłania e-sprawozdania finansowego – (obowiązuje tylko jeden termin w zależności od rodzaju podmiotu zobowiązanego do przesyłania e-sprawozdania finansowego) 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego, przed terminem złożenia zeznania podatkowego czyli najpóźniej do 30 kwietnia 2019r., 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego. 14. Opinia biegłego rewidenta w formie elektronicznej z podpisem kwalifikowanym Blog firmowy 10 kwiecień 2020 Odsłony: 989 Jednostki składające roczne sprawozdania finansowe zobowiązane są do przesyłania ich wyłącznie w formie elektronicznej. Aby złożenie dokumentacji do KRS lub KAS uznać za skuteczne, dokumentacja wymaga zastosowania podpisu elektronicznego. Jak zatem prawidłowo podpisać e-sprawozdanie? Podmioty, na których ciąży obowiązek składania rocznych sprawozdań finansowych, muszą nie tylko dochować odpowiedniej struktury sprawozdania, ale także jego formy. Od października 2018 r. obowiązuje wyłącznie forma elektroniczna, przy czym e-sprawozdanie należy opatrzyć podpisem elektronicznym (zob. art. 45 pkt 1f ustawy o rachunkowości). Przepisy mówią, że za podpis elektroniczny uznaje się kwalifikowany podpis elektroniczny oraz podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP. Od początku 2020 r. ustawa dopuszcza jeszcze trzecią możliwość podpisania e-sprawozdania – za pomocą elektronicznego podpisu osobistego. Osoby zobowiązane do złożenia e-sprawozdania finansowego mają zatem do wyboru trzy możliwości sygnowania dokumentacji: kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym na platformie ePUAP, elektronicznym podpisem osobistym. Elektroniczny podpis osobisty jest w Polsce stosunkowo nową formą autoryzacji dokumentów, natomiast jego zaletą jest wygoda i prostota użycia. Cyfrowy podpis osobisty jest składany na podstawie posiadanego e-dowodu osobistego, czyli plastikowego dokumentu tożsamości, w którym została zaimplementowana struktura elektroniczna zawierająca unikatowy certyfikat właściciela e-dowodu. Uwaga: złożenie elektronicznego podpisu osobistego na e-sprawozdaniu wymaga zastosowania czytnika e-dowodu. Urządzenie takie można nabyć na własność (koszt to kilkaset złotych), ważne by spełniało ono wymogi określone przez MSWiA. Złożenie cyfrowego podpisu osobistego poświadcza się sześciocyfrowym PIN-em. Kto musi podpisać e-sprawozdanie? Zgodnie z art. 52 pkt. 2 Ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe musi być podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez kierownika jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie muszą podpisać wszyscy jego członkowie. Potencjalne problemy z elektronicznym podpisywaniem e-sprawozdań Doświadczenia z ubiegłego roku pokazały, że pomimo zapisów w ustawie dopuszczających możliwość stosowania różnych form podpisu elektronicznego, sygnatariusze e-sprawozdań nie mieli pełnej dowolności w zakresie ich stosowania. W sytuacji gdy jedna z osób zobowiązanych do złożenia podpisu jako pierwsza opatrzyła e-sprawozdanie podpisem kwalifikowanym, kolejni sygnatariusze nie mogli już podpisać pliku profilem zaufanym ePUAP. Natomiast w sytuacji odwrotnej (pierwszy składający podpis skorzystał z profilu zaufanego, a kolejny sygnatariusz z podpisu kwalifikowanego) nie występował taki problem. Wprowadzenie od początku 2020 r. możliwości składania elektronicznego podpisu osobistego być może skutkować będzie podobnymi ograniczeniami, w sytuacjach gdy sygnatariusze będą stosować różne formy podpisów. Na razie nie zanotowano tego typu problemów, warto jednak pamiętać, że w przypadku zastosowania różnych form podpisu elektronicznego, procedurę udawało się przejść pomyślnie, gdy pierwszy podpis składany był poprzez platformę ePUAP. Sprawozdanie musi być podpisane w określonym dniu. Szczególnie w sytuacji gdy plik podpisuje większa grupa sygnatariuszy, należy pamiętać, by wszystkie wymagane podpisy złożyć tego samego dnia, aby nie było niespójności w dacie podpisu. Należy też pamiętać, że sprawozdanie zarządu z działalności, które nie jest integralnym elementem struktury logicznej e-sprawozdania lecz stanowi jego załącznik, należy podpisać odrębnie. Wymagana forma – JPK_SF E-sprawozdania należy sporządzać w ściśle określonej formie – strukturze logicznej jednolitego pliku kontrolnego (JPK_SF). Istnieje wiele rodzajów struktur JPK_SF; ich charakterystyka jest opublikowana w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów (z wyjątkiem struktur dotyczących podmiotów sporządzających sprawozdania zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości – struktur tych ministerstwo w BIP nie publikuje). Obecnie obowiązujące struktury sprawozdań mają oznaczenie wersji „1-2”. Ważne terminy: do kiedy należy sporządzić sprawozdanie finansowe? Sprawozdanie finansowe należy sporządzić nie później niż 3 miesiące liczone od dnia bilansowego, czyli dnia zakończenia roku obrachunkowego. W polskich przedsiębiorstwach rok obrotowy zazwyczaj pokrywa się z rokiem kalendarzowym, co oznacza że firmy zobowiązane są do przygotowania sprawozdań najpóźniej do 31 marca. Sprawozdanie należy zatwierdzić najpóźniej 6 miesięcy liczonych od dnia bilansowego (gdy rok bilansowy pokrywa się z kalendarzowym, ostateczna data to 30 czerwca), przy czym badanie sprawozdania należy zakończyć najpóźniej 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, które sprawozdanie zatwierdza. Zależnie od formy prowadzonej działalności e-sprawozdania składa się w KAS lub KRS: jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS niesporządzające sprawozdań zgodnie z MSR, składają e-sprawozdania do KRS najpóźniej 15 dni licząc od daty zatwierdzenia sprawozdania; podatnicy PIT prowadzący księgi rachunkowe i mający obowiązek sporządzania sprawozdań rocznych, składają e-sprawozdania do szefa KAS w terminie złożenia zeznania podatkowego; podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, którzy mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, składają e-sprawozdania do szefa KAS w terminie 10 dni licząc od dnia zatwierdzenia sprawozdania. źródło:

e sprawozdanie finansowe podpis kwalifikowany